Generalforsamling

Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling torsdag den 19. marts 2019,
kl. 19:00 på Ulkebøl Forsamlingshus, med følgende dagsorden.

A. Bestyrelsens beretning.

B. Forelæggelse af årsregnskab og værdiansættelse

C. Forelæggelse af budget og boligydelse

D. Bestyrelsens forslag:

E. Indkomne forslag:

F. Valg af bestyrelse.
    Efter tur afgår:

    Kasserer: Susanne Jørgensen  (modtager genvalg)  
    Sekretær: Erik Justesen  (modtager genvalg)

G. Valg af 2 suppleant
     Nuværende: Claus Petersen
                         Norma Caspersen

H. Valg af pengeinstitut.
     Nuværende: Sydbank.

I. Valg af revisor.
    Nuværende: Revisions- & Regnskabskontoret ApS

J. Eventuelt.

Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden
(Præstegårdsvej 90) i hænde senest den 11 marts 2019, i form af en
skriftlig henvendelse i postkassen ved vejen, og ikke pr. mail.
Har du spørgsmål til regnskabet, kontakt da kassereren (Præstegårdsvej 92).


Kirsten bød velkommen og udtrykte sin glæde over de mange fremmødte.

Bestyrelsen foreslog Ruth Axelsen (130) som dirigent, forslaget blev godkendt og Ruth tog imod valget.

Ruth konstaterede at Generalforsamlingen var lovlig varslet samt foreslog at afstemninger blev skriftlige.

Fremmødte: 27 Andelshaver

Stemme berettiget: 25 Andelshavere

Fuldmagt fra 3 Andelshavere.

Stemmetæller blev valgt: Niels 118 og Helle 116.

Dagsorden:

  1. Bestyrelsens beretning.

Kirsten startede med at byde velkommen til de 5 nye beboere som er kommet til siden sidste generalforsamling: Claus og Karoline Bloch (96), Annie Vase (104), Ingerlise Bladt (140), Sigrid Skyt Jessen (144), Jacob Martin-Jensen (146).


Der var også en tak til Egon (112) Klaus (152) og Aksel (132) for flag hejsning, udskiftning af gadelys pærer samt med foreningens hjemmeside


Kirsten gjorde rede for nogle af de aktiviteter som der var i årets løb; 5 overdragelser af boliger, heraf 3 solgt/købt via Ejendomsmægler. Foreningen har opkrævet 3.000 kr. i gebyr for hver andel til dækning af omkostninger, samt yderligere 750 kr. for de handler hvor ejendomsmægler har krævet udfyldelse af skema.

I den hårde og vedvarende varme fik vi uskiftet skydepartierne som vi håber alle er glade for, vi har modtage 10.000 kr. som energitilskud i forbindelse med udskiftningen.

Vore 4 cykelskure er blevet malet pris 15.000 kr. og som resultat af årets rundgang er diverse mure og sokler repareret for en pris på 18.000 kr. Endelig har der været nogle reparationer på vinduer og døre, tage og udskiftning af låsesystem til 27.000 kr.


I det kommende år vil bestyrelsen arbejde med især følgende:

  • Udskiftning af postkasser. Vi har modtaget en del kritik af de nuværende postkasser som er ved at være møre samt standere der ruster. Bestyrelsen har under indkomne forslag et forslag med valg af en ud af to postkasser. På nuværende tidspunkt har bestyrelsen indhente 3 uforpligtende tilbud for at danne sig et billede over hvilket prislag vi har at arbejde med.

  • Planlægning af udskiftning af tagene på husene. Her har vi indhentet et uforpligtende prisoverslag for at få et indtryk af hvilke prisleje en udskiftning ligger i. Bestyrelsen har under indkomne forslag et forslag om at bede generalforsamlingen om mandat til at arbejde videre med tilbud og finansiering gennem kreditforening og bank. Der vil blive arbejdet på at tag renoveringen også omfatter nye tagrender, og vedligeholdes frie Sterne. Dette vil være en fremtidig besparelse af vedligehold da der så ikke skal males.

  • Mange udhuse trænger til maling da de er bleget af solen, af uforpligtende tilbud fremgår det at det vil koste ca. 1.600 kr. per hus.

  • Den årlige rundgang hvor alle huse vil blive besigtiget udvendigt for nødvendigt vedligehold.



  1. Forelæggelse af årsregnskab og værdiansættelse.

Susanne gennemgik regnskabet for 2018 og sammenlignede de enkelte post op mod budgettet. I alt kom vi ud af 2018 med et overskud på 27.784 kr.

Med baggrund i årsregnskabet er værdien af andelsbeviset sat til 431.858 kr.

Der var ingen spørgsmål til Susanne omkring regnskabet som blev godkendt.


  1. Forelæggelse af budget og boligydelse.

Susanne gennemgik budgettet og foreslog på det grundlag uændret boligydelse for 2019.

Dog gjorde Susanne opmærksom på at der sandsynligvis vil komme en stigning af boligydelsen såfremt renovering af tage blev vedtaget. Susanne redegjorde for baggrunden for hensættelse af 100.000 kr. årligt til vedligeholdelse af vore huse.


Budget for 2019 blev godkendt.


  1. Bestyrelsen forslag.

  • Bestyrelsens forslag om mandat til at arbejde på udskiftning af tage på vore huse blev godt modtaget. Der var noget snak om hvor dårlige vore nuværende tage efterhånden er blevet med diverse utætheder og skader på undertag. Det blev foreslået af Klaus (152) at der bliver hjemtaget tilbud fra flere udbydere. Claus (96) foreslog at undersøge muligheden for at indbygge solceller i et nyt tag som energibesparende foranstaltning. Indbygning af solceller vil sikkert give tilskud til energibesparelse. Bestyrelsen fik generalforsamlings mandat til at arbejde videre med tag projektet og bestyrelsen forpligtede sig til at endelige beslutning om igangsættelse afgøreres på en eventuel ekstraordinær generalforsamling,

eller generalforsamling næste år.

  • Bestyrelsens forslag til opsættelse af nye postkasser blev diskuteret. Forslaget var at udskifte samtlige postkasser og standere. Udskiftningen vil omfatte nedtagning af eksisterende postkasser og bortskaffelse af disse samt gamle standere. Bestyrelsens overslag for projektet er i omegnen af 70.000 kr. Der var udbredt enighed om at foretage en samlet udskiftning for at bevare ensartetheden på vejen. Udskiftning af postkasser blev enstemmigt vedtaget. Bestyrelsen bad så generalforsamling om at vælge mellem 2 postkasser, MEFA 630 sortlakkeret med rustfri stribe på front, eller MEFA 632 galvaniseret. Valget faldt på MEFA 632 galvaniseret. Bestyrelsen hjemtager endelig tilbud fra 2 udbydere. Og beløbet betales af vor henlæggelse.



Indkomne forslag.

  • Forslag fra Ingerlise (140): Eftersyn af tage for utætheder og skader på undertag. Der var enighed at Ingerlises forslag var fuld dækket under Bestyrelsens forslag om at arbejde på udskiftning af tage.

  • Claus (96) forslår at der gives tilladelse til opsætning af et lille halvtag under sålbænk som beskyttelse af cykler mm mod vind og vejr. Erna (150) udtrykte undren over hvorfor de eksisterende cykelskure ikke kan bruges. Claus fortalte at det er ret dyre cykler og har behov for at sikre disse bedst muligt. Susanne (92) påpeger at det drejer sig om en individuel ansøgning, Kirsten (90) foreslår at der gives en generel tilladelse til opsætning af halvtag af den type som Claus har bedt om tilladelse til. Kirstens forslag blev enstemmigt vedtaget. Der blev gjort opmærksom på at bestyrelsen skal orienteres før opsætning ved de enkelte huse.

  • Forslag fra Rita (106): Udvidelse af bestyrelsen fra 3 til 5 medlemmer. Ritas forslag kunne ikke behandles da Rita ikke var tilstede på generalforsamlingen.

  • Forslag fra Annie (104):Udvidelse af bestyrelsen fra 3 til 5 medlemmer. Annie argumenterede at der mangler overskud til nye tiltag og opfølgning på henvendelser fra andelshavere. Med 5 kan opgaver bedre delegeres ud. Forslaget blev nedstemt ved skriftlig afstemning hvor udfaldet var: 5 stemte for udvidelse til 5 medlemmer, 15 stemte i mod og 2 stemte blank.

  • Forslag fra Annie (104): Nedsættelse af en gruppe der skal arbejde med visioner for Andelsforeningen. Visioner om hvad vi gerne vil have lavet og hvornår. Annie forslår gruppen skal bestå af ca. 6 personer bredt aldersmæssig sammensat. Blandt andet blev vedligeholdelse af de grønne områder, som eksempel blev nævnt at visse huse ikke har en beboermappe indeholdende generel orientering til andelshavere, en opdatering af disse mapper blev nævnt som en mulig opgave for gruppen. Efter en længere debat kom der en forståelse for at forslaget gik på at være med til ideer visioner på lang sigt og ikke her og nu tiltag. Man enes om at gå til skriftlig afstemning om oprettelse af en visionsgruppe bestående af 4 andelshavere. Forslaget blev vedtaget med 25 stemmer for, 3 imod og ingen hverken for eller imod. Claus (96), Annie (104) Lis (152) og Norma (154) meldte sig som frivillige medlemmer. Bestyrelsen skal se referater fra hvert møde. Og at de ikke kunne bruge penge.


  1. Valg af bestyrelse.

Efter tur var Susanne (92) og Erik (100) på valg, begge var villig til genvalg.

Der var genvalg til både Susanne og Erik uden modkandidater.


  1. Valg af 2 suppleanter.

Nuværende suppleanter Norma (154) og Klaus (152) ønskede ikke genvalg. Annie (104) og Claus (96) blev foreslået og begge var villige til at modtage valg.

Claus (96) blev valgt som 1. suppleant og Annie (104) som 2. suppleant.


  1. Valg af pengeinstitut.

Det besluttes at beholde Sydbank som pengeinstitut.


  1. Valg af revisor.

Det besluttes at beholde Revisions- & Regnskabskontoret ApS som revisor.



  1. Eventuelt.

Følgende blev fremlagt og debatteret:

  • Annelise (156): Loftslem er defekt, hvem skal betale for reparation? Bestyrelsen kikker på om hvorvidt lofts lem hører under ind- eller udvendig vedligeholdelse. Indvendig afholdes af andelshaver udvendig af foreningen.

  • Annelise (156): Overrasket over at skulle male skur på siden op mod nabo. Det blev fastslået at ejere af skure er ansvarlige for maling af alle flader på skure.

  • Marie (136): Overrasket over at skulle male udestue på siden op mod nabo. Det blev fastslået at ejere af udestuer er ansvarlige for maling af alle flader på egen udestue.

  • Alice (148): Efterlyste oplysning om parkeringsregler. Der blev talt om en løsning med markeringspinde som hjælp til optimal udnyttelse af fællesparkeringsarealerne. Ingerlise vil opsætte markeringspinde på ved hendes hus.

  • Erna (150): Erna fortæller at Marie (136) ikke vil bruge indkørslen ved 136 til parkering og det kom frem at Annie Vase (104) heller ikke vil bruge sin indkørsel, dette kan føles som en gene for andre på stikvejen. Der var enighed om at opgaven med at organisere parkering i hele foreningen tages op.


Generalforsamlingen afsluttes med en kort præsentationsrunde hvor de fremmødte fortæller hvem de er og hvor længe man har boet i foreningen.

Kirsten (90) afslutter forsamlingen kl. 21:30 med en tak for et godt møde.

Referat godkendt af:

Sønderborg:



______________________________

Ruth Axelsen, Dirigent.




_____________________ _____________________ __________________

Kirsten Madsen, Formand Susanne Jørgensen, Kasser Erik Justesen, Sekretær